Uso de "Etapas" en los Proyectos como "Flujo de Tareas" - Marco metodológico

1. Introducción

Dentro de la metodología de Crumges existen dos niveles de organización:

• Fases del proyecto → Dividen grandes proyectos en bloques mayores (ver documento 📙 Gestión de Proyectos por "Fases" - Marco metódológico).

• Etapas del proyecto → Son los estados internos por los que pasan las tareas dentro de cada proyecto o fase.

Las Etapas NO representan partes conceptuales o temáticas del proyecto.

Son estados de flujo que indican dónde se encuentra una tarea en su ciclo de vida.

Su uso correcto permite:

• Visualizar avance real

• Detectar cuellos de botella

• Gestionar cargas de trabajo

• Revisar entregables

• Cerrar tareas correctamente

Este documento define cómo deben configurarse y utilizarse las Etapas en los proyectos gestionados por Crumges.

2. ¿Qué son las Etapas de Proyecto?

Una Etapa es un estado dentro del flujo de trabajo de una tarea.

Indica claramente el punto en el que se encuentra cada unidad de trabajo.

Ejemplos típicos:

• Planificación

• En Análisis / Diseño

• Desarrollo Técnico

• Validación Técnica

• Para Revisión

• Finalizado

Una etapa:

• No es un grupo de tareas temáticas

• No representa una Fase del proyecto

• No es una categoría conceptual

• No depende del tipo de proyecto

• No define qué tipo de trabajo se hace

• Solo indica el avance del trabajo

Es el equivalente a un workflow en metodología ágil.

3. ¿Por qué usamos Etapas?

Porque permiten:

3.1. Trazabilidad del progreso

Cada tarea se mueve a lo largo del flujo.

Esto permite conocer en todo momento:

• qué está por hacerse

• qué está en ejecución

• qué está en revisión

• qué ya está terminado

3.2. Organización y claridad

Las Etapas evitan mezclar:

• tareas iniciadas

• tareas pendientes

• tareas terminadas

• tareas bloqueadas

Visualmente, en el Kanban, esto genera orden inmediato.

3.3. Cohesión metodológica entre proyectos

Sin importar si el proyecto es:

• desarrollo de software

• integración

• infraestructura

• análisis

• documentación

Las tareas continúan pasando por las mismas etapas.

3.4. Identificar cuellos de botella

Acumulación de tareas en:

• “En Análisis” → falta definición

• “Desarrollo Técnico” → falta recursos

• “Validación” → ambiente no preparado

• “Para Revisión” → falta aprobación

Esto permite corregir antes que un proyecto se atrase.

3.5. Estandarizar la gestión interna

Cada persona del equipo sabe:

• cuál es la etapa inicial

• qué significa cada etapa

• cuándo mover una tarea

• qué implica finalizarla

• cuándo se necesita revisión

4. Etapas recomendadas por Crumges

Las siguientes Etapas forman el flujo estándar que debe usarse en todos los proyectos:

4.1. 📝 Planificación

Toda tarea inicia aquí.

Implica:

• definir objetivos

• aclarar requisitos

• validar alcance

• preparar documentación necesaria

• identificar dependencias

4.2. ⚙️ En Análisis / Diseño

La tarea está siendo trabajada conceptualmente.

Incluye:

• análisis funcional

• diseño técnico

• prototipos

• decisiones de arquitectura

• documentación previa al desarrollo

4.3. 🛠 Desarrollo Técnico / Ejecución

La tarea está siendo implementada.

Aquí ocurre:

• programación

• configuración

• integraciones

• scripting

• construcción de documentos

• preparación de entregables

4.4. 🧪 Validación Técnica / Pruebas

La tarea está lista para ser probada.

Incluye:

• pruebas unitarias

• validaciones técnicas

• simulaciones

• pruebas con API mock

• revisiones internas de funcionamiento

4.5. 📤 Para Revisión

La tarea está completa a nivel técnico y validada.

Requiere:

• revisión por parte del responsable de fase

• aprobación final del proceso

• ajustes menores si hiciera falta

4.6. ✅ Finalizado

La tarea:

• cumplió criterios de aceptación

• está documentada

• fue revisada

• está lista para archivarse

Es una etapa de cierre definitivo.

5. ¿Todas las tareas deben pasar por todas las Etapas?

No necesariamente.

Sin embargo:

✔ Todas las tareas deben iniciar en Planificación

✔ Todas deben terminar en Finalizado

El resto depende del tipo de trabajo:

Ejemplos:

• Una tarea documental puede saltar “Validación Técnica”.

• Una tarea técnica puede pasar por todas las etapas.

• Una investigación puede no requerir “Para Revisión”.

• Una prueba interna puede no requerir “Análisis”.

La regla es simple:

Las Etapas no son obligatorias, pero sí deben usarse como flujo general.

6. Diferencia entre Etapas y Etiquetas

Es importante no confundirlas:

✔ Etapas → flujo

Indican el estado actual de la tarea.

✔ Etiquetas → temática

Indican el contenido o la categoría del trabajo.

Ejemplo:

• Tarea: “Diseño de API”

  • Etapa: En Análisis / Diseño

  • Etiqueta: Arquitectura

7. Buenas prácticas de uso de Etapas

7.1. Mover la tarea cuando realmente cambia de estado

No por estética, sino por avance real.

7.2. No usar Etapas para clasificar contenido

Para eso existen: etiquetas, épicas, fases, secciones y categorías.

7.3. Revisar diariamente el tablero Kanban

Detectar:

• tareas bloqueadas

• tareas mal ubicadas

• tareas estancadas

7.4. Cerrar tareas solo con criterios de aceptación cumplidos

Nunca marcar una tarea “Finalizada” sin validación.

7.5. No agregar demasiadas Etapas

El flujo debe ser claro, no confuso.

8. Ventajas para Crumges

El uso estandarizado de Etapas permite:

• Ordenar los proyectos de largo plazo

• Gestionar proyectos grandes como Alinea con claridad

• Incrementar transparencia interna

• Facilitar la revisión periódica

• Reducir retrabajo

• Alinear al equipo bajo una metodología común

• Mejorar la productividad general

9. Conclusión

Las Etapas de proyecto son un elemento clave dentro del sistema de gestión interna de Crumges.

Su función es controlar el flujo de trabajo dentro de cada proyecto, sin interferir con la división estratégica por Fases.

Aplicar correctamente este procedimiento garantiza:

• claridad

• orden

• eficiencia

• trazabilidad

• profesionalismo

Este documento forma parte del Marco Metodológico oficial para la gestión de proyectos en Crumges.